Leistung L02

Prozessautomatisierung: erst messen, dann automatisieren.

Geschäftsprozesse automatisieren heisst nicht, ein Werkzeug einzuführen. Es heisst, den einen Ablauf zu finden, der heute die meiste Zeit oder die meisten Fehler kostet, und genau den abzulösen. Welche Technik dahinter steckt, entscheidet sich zuletzt und ist für dich die unwichtigste Frage.

Das Problem

Der Ablauf läuft. Weil eine Person ihn jede Woche trägt.

Es gibt in fast jedem Betrieb einen Ablauf, der nie geplant wurde. Er ist entstanden, jemand hat ihn übernommen, und seitdem hängt er an dieser Person. Solange nichts passiert, ist das kein Problem. Es wird eins bei Urlaub, Kündigung oder Wachstum.

Dieselben Daten werden zwischen zwei Programmen von Hand übertragen.
Der Monatsabschluss dauert eine Woche und produziert jedes Mal andere Fehler.
Anfragen, die abends reinkommen, werden erst übermorgen beantwortet.
Niemand weiss, wie lange dieser Ablauf eigentlich dauert. Gemessen hat es nie jemand.

Die Alternativen

Vier Wege. Drei davon überspringen die Diagnose.

Der häufigste Fehler bei Automatisierung ist nicht die falsche Technik. Es ist, den falschen Ablauf zu automatisieren, und zwar sauber.

Weg	Was er verspricht	Wo er bricht
Jemanden einstellen	Sofort mehr Kapazität, kein Projekt nötig.	Die zweite Person macht dieselbe Handarbeit. Der Engpass verdoppelt sich, statt zu verschwinden, und die laufenden Kosten bleiben dauerhaft.
Ein Standard-Tool einführen	Erprobt, Support inklusive, morgen startklar.	Das Werkzeug bringt seinen eigenen Ablauf mit. Entweder der Betrieb passt sich an, oder es entsteht daneben wieder eine Tabelle.
Selbst bauen mit n8n, Make oder Zapier	Kein Budget, kein Warten, sofort etwas in der Hand.	Beim ersten Fehlerfall. Ein Ablauf ohne Protokoll, ohne Fehlerbehandlung und ohne Zuständigen ist keine Automatisierung, sondern eine Abhängigkeit mehr.
Unternehmensberatung	Analyse, Konzept, Umsetzungsplan.	Am Ende liegt ein Dokument vor, und das Bauen ist immer noch nicht passiert. Die Lücke zwischen Konzept und laufendem System ist die teuerste im ganzen Projekt.

Meine Lösung

Ein Plan für deinen Ablauf. Dann ein System dafür.

Ich verkaufe kein Werkzeug. Ich kläre, welcher Ablauf sich überhaupt rechnet, baue genau den, und bleibe danach dafür zuständig. Ob dahinter eine Schnittstelle, ein Skript oder ein Sprachmodell arbeitet, ist eine Frage der Umsetzung.

Messen, was der Ablauf heute kostet

Wie oft im Monat, wie lange pro Durchgang, wie viele Fehler hinterher. Ohne diese drei Zahlen ist jede Automatisierung eine Wette.

Den einen Ablauf auswählen

Nicht alle gleichzeitig. Der mit dem besten Verhältnis aus eingesparter Zeit und Aufwand kommt zuerst, damit sich das Projekt selbst finanziert.

Die Regeln festlegen, bevor etwas läuft

Was darf das System allein entscheiden, was legt es einem Menschen vor, und was passiert im Fehlerfall. Schriftlich, vor dem Einschalten.

Bauen, übergeben, zuständig bleiben

Auf deinen Zugängen, mit Protokoll, und mit jemandem, der sich kümmert, wenn sich eine Schnittstelle ändert.

Was dabei entsteht

Die drei Zahlen zu deinem Ablauf: Häufigkeit, Dauer, Fehlerquote
Eine Reihenfolge, welcher Ablauf zuerst drankommt und warum
Die schriftliche Regel, was ohne menschliche Freigabe läuft und was nicht
Der gebaute Ablauf, auf deinen Zugängen
Ein Protokoll, in dem nachlesbar ist, was passiert ist und warum
Wartung mit Zuständigkeit, wenn sich aussen etwas ändert

FAQ

Was Leute fragen, bevor sie sich melden.

Welche Prozesse lohnen sich zuerst?

Die, die oft passieren und immer gleich ablaufen. Ein Ablauf, der zehnmal am Tag vorkommt und jedes Mal identisch ist, rechnet sich schneller als der komplizierte Sonderfall einmal im Quartal. Deshalb steht die Messung vor der Auswahl.

Brauche ich dafür KI?

Meistens nicht. Der grösste Teil dessen, was in Betrieben von Hand läuft, sind Daten, die von A nach B müssen. Das ist eine Schnittstelle, kein Sprachmodell. KI lohnt sich dort, wo etwas gelesen, eingeordnet oder formuliert werden muss.

Was passiert, wenn das System einen Fehler macht?

Genau das wird vorher festgelegt. Für jeden Fall steht schriftlich, ob das System allein entscheidet oder einem Menschen vorlegt, und was im Fehlerfall passiert. Dazu gibt es ein Protokoll, in dem du nachlesen kannst, was wann geschehen ist.

Kann ich das später selbst weiterbauen?

Ja, und dafür ist die Übergabe da. Alles läuft auf deinen Zugängen, und wer bei euch technisch interessiert ist, bekommt die Einführung. In zwei Projekten war genau dieser Teil die Hälfte der Arbeit.

Ein Ablauf pro Woche, auseinandergenommen.

Im Newsletter steht jede Woche ein Ablauf: die drei Zahlen davor, wie er gebaut wurde, was schiefging und ob er sich gerechnet hat. Inklusive der Fälle, in denen Automatisieren sich nicht lohnte. Damit siehst du an echten Beispielen, ob dein eigener Ablauf dazugehört.

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Newsletter

Jede Woche ein System, das wirklich läuft.

Ein Ablauf pro Ausgabe: was vorher von Hand lief, wie er heute gebaut ist und was dabei kaputtgegangen ist. Mit den Zahlen aus dem Protokoll, auch wenn sie schlecht aussehen.

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